З 2026 року Національна система електронних рахунків-фактур (KSeF) перестане бути необов’язковим рішенням і стане постійним елементом повсякденних бізнес-операцій. Зміни будуть впроваджуватися поетапно, але вони вже вимагають від компаній належної підготовки – як технічної, так і організаційної. Для багатьох підприємств це означає вибір правильного програмного забезпечення, надання дозволів та адаптацію існуючих бухгалтерських процедур. Наступна стаття крок за кроком проведе вас через найважливіші кроки для безпечного та ефективного впровадження KSeF у вашій компанії.
Впровадження Національної системи електронних рахунків-фактур (KSeF) відбувається поетапно, з різними зобов’язаннями залежно від розміру компанії.
На першому етапі (з 1 лютого 2026 року) найбільші підприємства (з оборотом понад 200 мільйонів злотих) зобов’язані звітувати про всі рахунки-фактури на продаж до KSeF. Водночас змінюється спосіб обробки рахунків-фактур на закупівлю для малого та середнього бізнесу – доступ до них тепер можливий виключно через KSeF.
На наступному етапі система охопить усі підприємства, ставши обов’язковою як для виписки, так і для отримання електронних рахунків-фактур.
Закликаємо вас виконати свої зобов’язання, що випливають з майбутніх змін у нормативних актах, вже сьогодні – для цього ми надали нижче покроковий план впровадження KSeF.
Якщо у вас виникнуть будь-які суттєві проблеми під час реєстрації Ksef та надання авторизації бухгалтерії, будь ласка, повідомте про проблему на таку електронну адресу: sekretariat@biurorachunkowe-krakow.pl, не пізніше 16 січня 2026 року.
Як підготувати свою компанію крок за кроком?
1. ВИБІР / ПЕРЕВІРКА ПРОГРАМИ ДЛЯ ВИСТАВЛЕННЯ РАХУНКІВ
Компанія повинна мати програму виставлення рахунків, інтегровану з Національною системою електронних рахунків (KSeF), оскільки з 2026 року ця система стане обов’язковою для більшості підприємців у Польщі, а традиційні паперові рахунки-фактури та PDF-файли більше не будуть стандартом у B2B-транзакціях.
Якщо ви вже використовуєте програмне забезпечення для виставлення рахунків, зверніться до свого постачальника, щоб підтвердити, що воно інтегроване з KSeF (тобто дозволяє звітувати до KSeF).
Якщо ви наразі не використовуєте жодної програми, інтегрованої з KSeF, виберіть програму та зв’яжіться з її постачальником, щоб підтвердити, що вона інтегрована з KSeF (тобто дозволяє звітувати до KSeF).
МИ РЕКОМЕНДУЄМО ВАМ ВИБРАТИ/ПІДТВЕРДИТИ СВОЮ ПРОГРАМУ ЯК МОЖЛИВО ШВИДШЕ. З 1 ЛЮТОГО ЧАСТИНКА ВАШИХ РАХУНКІВ НА ОПЛАТУ НАДІЙДЕ ДО KSeF.
2. ПОДАННЯ ZAW-FA – ТІЛЬКИ ДЛЯ КОМПАНІЙ (не стосується фізичних осіб-підприємців)
Під час подання заявки ZAW-FA Компанія обирає ОДНОГО Суперадміністратора (і лише одного, незалежно від того, як представлена Компанія). Суперадміністратор надаватиме наступні дозволи іншим користувачам.
Зверніть увагу: якщо компанія має кваліфіковану електронну печатку, їй не потрібно подавати ZAW-FA — після входу та автентифікації вона може надавати та скасовувати дозволи.
Повідомлення ZAW-FA подаються платниками податків та організаціями, які надають або скасовують дозвіл фізичній особі на використання Національної системи електронних рахунків-фактур. Вони подаються керівнику податкової інспекції, юрисдикція якої поширюється на місцезнаходження зареєстрованого офісу компанії.
Форму можна подати:
- на папері – особисто в податковій інспекції або поштою,
- електронним способом – наприклад, через ePUAP або як додаток до загального листа в електронній податковій службі (пам’ятаючи, що підписувати повідомлення від імені компанії можуть лише особи, уповноважені представляти компанію в кількості, необхідній для даної юридичної особи).
Нижче наведено посилання для завантаження форми ZAW-FA та приклад її заповнення:
ЗАВАНТАЖТЕ ПРИКЛАД ЗАПОВНЕННЯ ФОРМИ
МИ ЗАКЛИКАЄМО ВАС ПОДАТИ ВАШ ZAW-FA ЯК МОЖЛИВО ШВИДШЕ.
3. АВТЕНТИФІКАЦІЯ ОБЛІКОВОГО ЗАПИСУ
Використання KSeF не вимагає створення облікового запису, але необхідно пройти автентифікацію в системі.
Автентифікація – це процес підтвердження особи певної особи або організації, яка намагається отримати доступ до KSeF. Це гарантує, що дії, що виконуються в системі, не є анонімними, і платники податків (як продавці, так і покупці) можуть бути впевнені, що рахунки-фактури виставляються лише уповноваженими особами/організаціями.
Автентифікація об’єктів за допомогою KSeF вимагає використання одного з наступних методів:
- довірений підпис – ePUAP,
- кваліфікований електронний підпис,
- кваліфікована електронна печатка,
- Сертифікат KSeF, створений після того, як платник податків або уповноважена особа пройшли автентифікацію у спосіб,
та перевірку наявної кваліфікації.
Крім того, до кінця 2026 року для автентифікації в системі KSeF буде доступний токен, тобто згенерований системою рядок буквено-цифрових символів (без розділових знаків), що призначається платнику податків або відповідній організації та її авторизаціям. Токен може бути згенерований як для фізичної особи, так і для нефізичної особи, наприклад, компанії. Система KSeF не визначає термін дії токена. Після генерації токен залишається дійсним до його скасування користувачем, але можливість генерувати та використовувати токени закінчиться наприкінці 2026 року.
Метод автентифікації в KSeF залежить від організаційно-правової форми організації.
Посібник з автентифікації KSeF: НАТИСНІТЬ ТУТ
Вичерпна інформація про KSEF: НАТИСНІТЬ ТУТ
Вхід до KSeF: НАТИСНІТЬ ТУТ
4. НАДАННЯ ПОВНОВАЖЕНЬ БУХГАЛТЕРІЇ
Модуль сертифікатів та авторизацій (MCU) є ключовим інструментом у Національній системі електронних рахунків-фактур, що використовується для безпечного доступу та управління ідентифікацією.
Модуль сертифікатів та авторизацій (MCU) є ключовим елементом Національної системи електронних рахунків-фактур, який використовується для:
- надання привілеїв користувачам системи KSeF,
- подання заявок на видачу сертифіката KSeF та їх завантаження.
З 1 лютого 2026 року MCU стане одним із модулів платницької програми KSeF. До того часу, щоб надати авторизацію бухгалтерії, необхідно пройти автентифікацію в MCU на сайті mcu.mf.gov.pl.
Методи автентифікації в MCU:
- Довірений профіль – вхід за допомогою довіреного підпису
- Кваліфікований сертифікат або кваліфікована печатка
- Кваліфікований сертифікат “відбиток пальця”
Під час надання авторизації бухгалтерській конторі слід враховувати обсяг співпраці, зазначений у договорі на надання бухгалтерських послуг:
- якщо ви самостійно виставляєте рахунки-фактури, вам слід надати офісу дозвіл лише на перегляд ваших рахунків-фактур;
- Однак, якщо ви користуєтеся послугами виставлення рахунків, офіс повинен мати дозвіл на перегляд та виставлення ваших рахунків.
Посібник MCU: НАТИСНІТЬ ТУТ
ІНСТРУКЦІЇ ЩОДО НАДАННЯ ДОЗВІЛІВ ДЛЯ БУХГАЛТЕРСЬКОЇ КОНСУЛЬТАЦІЙНОЇ КОМПАНІЇ ABIX: НАТИСНІТЬ ТУТ
5. ЗА ВАЖЛИВОСТЮ, ЗГЕНЕРУЙТЕ ТОКЕН АБО СЕРТИФІКАТ АВТОРИЗАЦІЇ
Інтеграція програми виставлення рахунків з KSeF / інтеграція бухгалтерської програми з KSeF.
1. ТОКЕН АВТОРИЗАЦІЇ – це спеціальний спосіб входу в KSeF. Це 40-значний рядок символів, призначений певній сутності та обсягу дозволів – це інструмент, що використовується для автентифікації та авторизації в KSeF. Починаючи з 8 грудня 2025 року, ви можете генерувати токени, необхідні для автентифікації, в системі KSeF 2.0, яка набуде чинності 1 лютого 2026 року.
Ви можете створити токен для виставлення рахунків-фактур, окремий токен для перегляду рахунків-фактур або комбінований токен. Токен можна інтегрувати із системою KSeF, що дозволить вам підключити вашу програму виставлення рахунків до KSeF для автоматичної звітності про документи.
На відміну від кваліфікованого підпису, профілю ePUAP та електронної печатки, токен не вимагає участі користувача під час надсилання або завантаження рахунків-фактур.
Аутентифікація за допомогою токенів буде можливою лише до кінця 2026 року (після цієї дати необхідно буде використовувати інші методи авторизації), але наразі цей метод повністю функціонує.
Токен генерується шляхом входу в MCU: ПОСИЛАННЯ
2. СЕРТИФІКАТИ KSEF – це тип електронного підтвердження особи власника, подібний до кваліфікованих сертифікатів. Вони містять персональні дані заявника або організації. Тому лише ця особа може подати заявку на отримання сертифіката, що містить дані фізичної особи. Тільки ця особа може завантажити та використовувати його. Сертифікати, видані для даних організації, такої як компанія, не пов’язані з конкретними особами, тому компанія несе відповідальність за їх розповсюдження серед конкретних співробітників та використання під час роботи в KSEF.
Сертифікат також генерується шляхом входу в MCU: ПОСИЛАННЯ
Більше інформації: НАТИСНІТЬ ТУТ
Інструкції щодо створення токена та сертифіката: НАТИСНІТЬ ТУТ
