Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) przestaje być rozwiązaniem opcjonalnym, a staje się stałym elementem codziennego funkcjonowania przedsiębiorców. Zmiany będą wprowadzane etapami, jednak już teraz wymagają od firm odpowiedniego przygotowania – zarówno technicznego, jak i organizacyjnego. Dla wielu podmiotów oznacza to konieczność wyboru właściwego oprogramowania, nadania uprawnień czy dostosowania dotychczasowych procedur księgowych. Poniższy artykuł przeprowadzi Państwa krok po kroku przez najważniejsze działania, które warto podjąć, aby bezpiecznie i sprawnie wdrożyć KSeF w Państwa firmie.
Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest wprowadzone etapowo, z różnymi obowiązkami w zależności od wielkości przedsiębiorstwa.
W pierwszym etapie (od 1 lutego 2026 roku) największe podmioty gospodarcze (o obrotach przekraczających 200 mln zł) są zobowiązane do obowiązkowego raportowania wszystkich faktur sprzedażowych do KSeF. Równocześnie w tym samym momencie zmienia się sposób obiegu faktur zakupowych dla małych i średnich firm – dostęp do nich możliwy jest wyłącznie poprzez KSeF.
W kolejnym etapie system obejmuje już wszystkie przedsiębiorstwa, stając się obowiązkowym zarówno w zakresie wystawiania, jak i odbierania e-faktur.
Zachęcamy Państwa, by już dziś wypełnić obowiązki wynikające ze zbliżających się zmian przepisów – w tym celu poniżej przesyłamy plan wdrożenia KSeF krok po kroku.
Jeśli wystąpią u Państwa jakieś istotne problemy podczas rejestracji Ksef i nadaniu uprawnień dla biura rachunkowego, to prosimy o zgłoszenie problemu na adres email: sekretariat@biurorachunkowe-krakow.pl, najpóźniej do dnia 16.01.2026.
Jak przygotować firmę krok po kroku?
1. WYBÓR / WERYFIKACJA PROGRAMU DO WYSTAWIANIA FAKTUR
Firma musi posiadać program do wystawiania faktur zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), ponieważ od 2026 roku system ten staje się w Polsce obowiązkowy dla większości przedsiębiorców, a tradycyjne faktury papierowe i PDF-y przestaną być standardem w obrocie B2B.
Jeśli korzystają Państwo już z oprogramowania do wystawiania faktur, prosimy o kontakt z jego dostawcą, w celu potwierdzenia, że jest on zintegrowany z KSeF (tzn. daje możliwość raportowania do KSeF).
Jeśli aktualnie nie korzystają Państwo z żadnego programu zintegrowanego z KSeF, należy wybrać program i skontaktować się z jego dostawcą, w celu potwierdzenia, że jest on zintegrowany z KSeF (tzn. daje możliwość raportowania do KSeF).
ZACHĘCAMY BY JAK NAJSZYBCIEJ WYBRALI/ZWERYFIKOWALI PAŃSTWO SWÓJ PROGRAM. OD 1 LUTEGO CZĘŚĆ PAŃSTWA FAKTUR KOSZTOWYCH BĘDZIE TRAFIAŁA DO KSeF.
2. ZŁOŻENIE ZAW-FA – TYLKO W PRZYPADKU SPÓŁEK
(nie dotyczy JDG)
Spółka składając zgłoszenie ZAW-FA wybiera JEDNEGO Superadmina (tylko i wyłącznie jednego, bez względu na sposób reprezentacji Spółki). Superadmin będzie nadawał kolejne uprawnienia innym użytkownikom.
Uwaga! Jeśli spółka posiada kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, nie musi składać ZAW-FA – po zalogowaniu i uwierzytelnieniu, może nadawać i odbierać uprawnienia.
Zawiadomienie ZAW-FA składają podatnicy i podmioty nadające lub odbierające osobie fizycznej uprawnienia do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Składa się je do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę Spółki.
Formularz można złożyć:
- papierowo – osobiście w urzędzie skarbowym, lub wysyłając pocztą,
- elektronicznie – np. poprzez ePUAP bądź jako załącznik do pisma ogólnego w e-Urzędzie Skarbowym (pamiętając, że w imieniu spółki zawiadomienie mogą podpisać wyłącznie osoby uprawnione do jej reprezentacji w liczbie wymaganej dla danego podmiotu).
Poniżej linki do pobrania formularza ZAW-FA oraz przykład jego wypełniania:
POBIERZ PRZYKŁAD UZUPEŁNIENIA FORMULARZA
ZACHĘCAMY PAŃSTWA, BY ZŁOŻYLI PAŃSTWO ZAW-FA JAK NAJSZYBCIEJ.
3. UWIERZYTELNIENIE KONTA
Korzystanie z KSeF nie wymaga zakładania konta, ale konieczne jest uwierzytelnienie się w systemie.
Uwierzytelnienie to inaczej potwierdzenie tożsamości danej osoby fizycznej lub podmiotu próbującego uzyskać dostęp do KSeF. Dzięki temu wykonywane w systemie działania nie są anonimowe, a podatnicy (zarówno sprzedawca, jak i nabywca) mają pewność, że faktury są wystawiane wyłącznie przez osoby/podmioty do tego uprawnione.
Uwierzytelnienie podmiotów korzystających z KSeF wymaga użycia jednej z poniższych metod:
- podpisu zaufanego – ePUAP,
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- kwalifikowanej pieczęci elektronicznej,
- certyfikatu KSeF wytworzonego po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób,
oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.
Ponadto do końca 2026 r. do uwierzytelniania się w KSeF będzie można wykorzystać tzw. token, tj. wygenerowany w systemie ciąg znaków alfanumerycznych (z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych), przypisany do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień. Token może być wygenerowany zarówno dla osoby fizycznej, jak i dla podmiotu niebędącego osobą fizyczną, np. spółki. KSeF nie określa czasu, w jakim token jest ważny. Wygenerowany token pozostaje ważny do czasu jego unieważnienia przez użytkownika, przy czym możliwość generowania i wykorzystywania tokenów wygaśnie z końcem 2026 r.
Metoda uwierzytelnienia w KSeF zależy od formy prawnej podmiotu.
Przewodnik po uwierzytelnieniu w KSeF: KLIKNIJ TUTAJ
Kompleksowe informacje o KSEF: KLIKNIJ TUTAJ
Logowanie do KSeF: KLIKNIJ TUTAJ
4. NADANIE UPRAWNIEŃ BIURU RACHUNKOWEMU
Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) jest kluczowym narzędziem w Krajowym Systemie e-Faktur, służącym do bezpiecznego zarządzania dostępem i tożsamością.
Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) to kluczowy element Krajowego Systemu e-Faktur, który służy do:
- nadawania uprawnień użytkownikom systemu KSeF,
- składania wniosków o wydanie certyfikatu KSeF oraz ich pobierania.
Od 1 lutego 2026 r. MCU stanie się jednym z modułów Aplikacji Podatnika KSeF. Do tego czasu, aby nadać uprawnienia biuru rachunkowemu, należy uwierzytelnić się do MCU na stronie mcu.mf.gov.pl.
Metody uwierzytelnienia w MCU:
- Profil Zaufany – logowanie za pomocą Podpisu Zaufanego
- Certyfikat kwalifikowany lub pieczęć kwalifikowana
- „Odcisk palca” certyfikatu kwalifikowanego
Nadając uprawnienia biuru rachunkowemu, należy wziąć pod uwagę zakres współpracy określony w umowie na świadczenie usług księgowych:
- jeśli wystawiają Państwo swoje faktury samodzielnie – należy nadać biuru uprawnienia jedynie do przeglądania Państwa faktur;
- jeśli natomiast korzystają Państwo z usługi wystawiania faktur, biuru należy nadać uprawnienia do przeglądania i wystawiania Państwa faktur.
Przewodnik po MCU: KLIKNIJ TUTAJ
INSTRUKCJA NADANIA UPRAWNIEŃ DLA BIURA RACHUNKOWEGO ABIX CONSULTING: KLIKNIJ TUTAJ
5. WYGENEROWANIE OPCJONALNIE TOKENU AUTORYZACYJNEGO ALBO CERTYFIKATU
Integracja programu do wystawiania faktur z KSeF / integracja programu księgowego z KSeF.
1. TOKEN AUTORYZACYJNY jest specjalnym sposobem logowania się do KSeF. Jest to 40-cyfrowy ciąg znaków przypisany do konkretnego podmiotu i zakresu uprawnień – jest on narzędziem służącym do uwierzytelnienia i autoryzacji w KSeF. Od 8 grudnia 2025 r. można wygenerować tokeny niezbędne do uwierzytelniania w systemie KSeF 2.0, który zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r.
Można wygenerować token do wystawiania faktur, lub osobny do przeglądania faktur, bądź token łączony. Token może być zintegrowany z systemem KSeF, co umożliwia powiązanie programu do wystawiania faktur z KSeF, by automatycznie raportować dokumenty.
W przeciwieństwie do podpisu kwalifikowanego, profilu ePUAP i pieczęci elektronicznej, token nie wymaga udziału użytkownika przy wysyłaniu lub pobieraniu faktur.
Uwierzytelnienie tokenem będzie możliwe tylko do końca 2026 roku (po tym terminie konieczne będzie korzystanie z innych metod autoryzacji), jednak jest to metoda na chwilę obecną w pełni działająca.
Generowanie tokenu odbywa się z poziomu zalogowania do MCU: LINK
2. CERTYFIKATY KSEF są rodzajem elektronicznych poświadczeń tożsamości posiadacza, podobnie jak np. certyfikaty kwalifikowane. Zawierają one dane osobowe wnioskującego lub dane podmiotu. Z tego względu o certyfikat zawierający dane osoby fizycznej może wnioskować wyłącznie ta osoba. I tylko ta osoba może go pobrać, a następnie się nim posługiwać. Jeśli chodzi o certyfikaty wydane na dane podmiotu np. spółki, to nie są one powiązane z konkretnymi osobami, zatem odpowiedzialność za ich przekazywanie konkretnym pracownikom i posługiwanie się nimi przy pracy w KSeF leży po stronie spółki.
Generowanie certyfikatu odbywa się również z poziomu zalogowania do MCU: LINK
Więcej informacji: KLIKNIJ TUTAJ
Instrukcja generowania tokena oraz certyfikatu: KLIKNIJ TUTAJ
