admin – Abix Consulting

Як впровадити KSeF у вашій компанії – практичний план дій

admin — Mon, 19 Jan 2026 12:58:39 +0000

З 2026 року Національна система електронних рахунків-фактур (KSeF) перестане бути необов’язковим рішенням і стане постійним елементом повсякденних бізнес-операцій. Зміни будуть впроваджуватися поетапно, але вони вже вимагають від компаній належної підготовки – як технічної, так і організаційної. Для багатьох підприємств це означає вибір правильного програмного забезпечення, надання дозволів та адаптацію існуючих бухгалтерських процедур. Наступна стаття крок за кроком проведе вас через найважливіші кроки для безпечного та ефективного впровадження KSeF у вашій компанії.

Впровадження Національної системи електронних рахунків-фактур (KSeF) відбувається поетапно, з різними зобов’язаннями залежно від розміру компанії.

На першому етапі (з 1 лютого 2026 року) найбільші підприємства (з оборотом понад 200 мільйонів злотих) зобов’язані звітувати про всі рахунки-фактури на продаж до KSeF. Водночас змінюється спосіб обробки рахунків-фактур на закупівлю для малого та середнього бізнесу – доступ до них тепер можливий виключно через KSeF.

На наступному етапі система охопить усі підприємства, ставши обов’язковою як для виписки, так і для отримання електронних рахунків-фактур.

Закликаємо вас виконати свої зобов’язання, що випливають з майбутніх змін у нормативних актах, вже сьогодні – для цього ми надали нижче покроковий план впровадження KSeF.

Якщо у вас виникнуть будь-які суттєві проблеми під час реєстрації Ksef та надання авторизації бухгалтерії, будь ласка, повідомте про проблему на таку електронну адресу: sekretariat@biurorachunkowe-krakow.pl, не пізніше 16 січня 2026 року.

Як підготувати свою компанію крок за кроком?

1. ВИБІР / ПЕРЕВІРКА ПРОГРАМИ ДЛЯ ВИСТАВЛЕННЯ РАХУНКІВ

Компанія повинна мати програму виставлення рахунків, інтегровану з Національною системою електронних рахунків (KSeF), оскільки з 2026 року ця система стане обов’язковою для більшості підприємців у Польщі, а традиційні паперові рахунки-фактури та PDF-файли більше не будуть стандартом у B2B-транзакціях.

Якщо ви вже використовуєте програмне забезпечення для виставлення рахунків, зверніться до свого постачальника, щоб підтвердити, що воно інтегроване з KSeF (тобто дозволяє звітувати до KSeF).

Якщо ви наразі не використовуєте жодної програми, інтегрованої з KSeF, виберіть програму та зв’яжіться з її постачальником, щоб підтвердити, що вона інтегрована з KSeF (тобто дозволяє звітувати до KSeF).

МИ РЕКОМЕНДУЄМО ВАМ ВИБРАТИ/ПІДТВЕРДИТИ СВОЮ ПРОГРАМУ ЯК МОЖЛИВО ШВИДШЕ. З 1 ЛЮТОГО ЧАСТИНКА ВАШИХ РАХУНКІВ НА ОПЛАТУ НАДІЙДЕ ДО KSeF.

2. ПОДАННЯ ZAW-FA – ТІЛЬКИ ДЛЯ КОМПАНІЙ (не стосується фізичних осіб-підприємців)

Під час подання заявки ZAW-FA Компанія обирає ОДНОГО Суперадміністратора (і лише одного, незалежно від того, як представлена Компанія). Суперадміністратор надаватиме наступні дозволи іншим користувачам.

Зверніть увагу: якщо компанія має кваліфіковану електронну печатку, їй не потрібно подавати ZAW-FA — після входу та автентифікації вона може надавати та скасовувати дозволи.

Повідомлення ZAW-FA подаються платниками податків та організаціями, які надають або скасовують дозвіл фізичній особі на використання Національної системи електронних рахунків-фактур. Вони подаються керівнику податкової інспекції, юрисдикція якої поширюється на місцезнаходження зареєстрованого офісу компанії.

Форму можна подати:

на папері – особисто в податковій інспекції або поштою,
електронним способом – наприклад, через ePUAP або як додаток до загального листа в електронній податковій службі (пам’ятаючи, що підписувати повідомлення від імені компанії можуть лише особи, уповноважені представляти компанію в кількості, необхідній для даної юридичної особи).

Нижче наведено посилання для завантаження форми ZAW-FA та приклад її заповнення:

ЗАВАНТАЖТЕ ФОРМУ ZAW-FA

ЗАВАНТАЖТЕ ПРИКЛАД ЗАПОВНЕННЯ ФОРМИ

МИ ЗАКЛИКАЄМО ВАС ПОДАТИ ВАШ ZAW-FA ЯК МОЖЛИВО ШВИДШЕ.

3. АВТЕНТИФІКАЦІЯ ОБЛІКОВОГО ЗАПИСУ

Використання KSeF не вимагає створення облікового запису, але необхідно пройти автентифікацію в системі.

Автентифікація – це процес підтвердження особи певної особи або організації, яка намагається отримати доступ до KSeF. Це гарантує, що дії, що виконуються в системі, не є анонімними, і платники податків (як продавці, так і покупці) можуть бути впевнені, що рахунки-фактури виставляються лише уповноваженими особами/організаціями.

Автентифікація об’єктів за допомогою KSeF вимагає використання одного з наступних методів:

довірений підпис – ePUAP,
кваліфікований електронний підпис,
кваліфікована електронна печатка,
Сертифікат KSeF, створений після того, як платник податків або уповноважена особа пройшли автентифікацію у спосіб,

та перевірку наявної кваліфікації.

Крім того, до кінця 2026 року для автентифікації в системі KSeF буде доступний токен, тобто згенерований системою рядок буквено-цифрових символів (без розділових знаків), що призначається платнику податків або відповідній організації та її авторизаціям. Токен може бути згенерований як для фізичної особи, так і для нефізичної особи, наприклад, компанії. Система KSeF не визначає термін дії токена. Після генерації токен залишається дійсним до його скасування користувачем, але можливість генерувати та використовувати токени закінчиться наприкінці 2026 року.

Метод автентифікації в KSeF залежить від організаційно-правової форми організації.

Посібник з автентифікації KSeF: НАТИСНІТЬ ТУТ

Вичерпна інформація про KSEF: НАТИСНІТЬ ТУТ

Вхід до KSeF: НАТИСНІТЬ ТУТ

4. НАДАННЯ ПОВНОВАЖЕНЬ БУХГАЛТЕРІЇ

Модуль сертифікатів та авторизацій (MCU) є ключовим інструментом у Національній системі електронних рахунків-фактур, що використовується для безпечного доступу та управління ідентифікацією.

Модуль сертифікатів та авторизацій (MCU) є ключовим елементом Національної системи електронних рахунків-фактур, який використовується для:

надання привілеїв користувачам системи KSeF,
подання заявок на видачу сертифіката KSeF та їх завантаження.

З 1 лютого 2026 року MCU стане одним із модулів платницької програми KSeF. До того часу, щоб надати авторизацію бухгалтерії, необхідно пройти автентифікацію в MCU на сайті mcu.mf.gov.pl.

Методи автентифікації в MCU:

Довірений профіль – вхід за допомогою довіреного підпису
Кваліфікований сертифікат або кваліфікована печатка
Кваліфікований сертифікат “відбиток пальця”

Під час надання авторизації бухгалтерській конторі слід враховувати обсяг співпраці, зазначений у договорі на надання бухгалтерських послуг:

якщо ви самостійно виставляєте рахунки-фактури, вам слід надати офісу дозвіл лише на перегляд ваших рахунків-фактур;
Однак, якщо ви користуєтеся послугами виставлення рахунків, офіс повинен мати дозвіл на перегляд та виставлення ваших рахунків.

Посібник MCU: НАТИСНІТЬ ТУТ

ІНСТРУКЦІЇ ЩОДО НАДАННЯ ДОЗВІЛІВ ДЛЯ БУХГАЛТЕРСЬКОЇ КОНСУЛЬТАЦІЙНОЇ КОМПАНІЇ ABIX: НАТИСНІТЬ ТУТ

5. ЗА ВАЖЛИВОСТЮ, ЗГЕНЕРУЙТЕ ТОКЕН АБО СЕРТИФІКАТ АВТОРИЗАЦІЇ

Інтеграція програми виставлення рахунків з KSeF / інтеграція бухгалтерської програми з KSeF.

1. ТОКЕН АВТОРИЗАЦІЇ – це спеціальний спосіб входу в KSeF. Це 40-значний рядок символів, призначений певній сутності та обсягу дозволів – це інструмент, що використовується для автентифікації та авторизації в KSeF. Починаючи з 8 грудня 2025 року, ви можете генерувати токени, необхідні для автентифікації, в системі KSeF 2.0, яка набуде чинності 1 лютого 2026 року.

Ви можете створити токен для виставлення рахунків-фактур, окремий токен для перегляду рахунків-фактур або комбінований токен. Токен можна інтегрувати із системою KSeF, що дозволить вам підключити вашу програму виставлення рахунків до KSeF для автоматичної звітності про документи.

На відміну від кваліфікованого підпису, профілю ePUAP та електронної печатки, токен не вимагає участі користувача під час надсилання або завантаження рахунків-фактур.

Аутентифікація за допомогою токенів буде можливою лише до кінця 2026 року (після цієї дати необхідно буде використовувати інші методи авторизації), але наразі цей метод повністю функціонує.

Токен генерується шляхом входу в MCU: ПОСИЛАННЯ

2. СЕРТИФІКАТИ KSEF – це тип електронного підтвердження особи власника, подібний до кваліфікованих сертифікатів. Вони містять персональні дані заявника або організації. Тому лише ця особа може подати заявку на отримання сертифіката, що містить дані фізичної особи. Тільки ця особа може завантажити та використовувати його. Сертифікати, видані для даних організації, такої як компанія, не пов’язані з конкретними особами, тому компанія несе відповідальність за їх розповсюдження серед конкретних співробітників та використання під час роботи в KSEF.

Сертифікат також генерується шляхом входу в MCU: ПОСИЛАННЯ

Більше інформації: НАТИСНІТЬ ТУТ

Інструкції щодо створення токена та сертифіката: НАТИСНІТЬ ТУТ

Трудовий договір та договір доручення з одним роботодавцем

admin — Sat, 25 Feb 2023 17:33:00 +0000

Трудовий договір та договір доручення з одним роботодавцем

У нинішньому правовому порядку чинне трудове законодавство дозволяє укладати з працівником лише один трудовий договір. У деяких випадках, однак, можна укласти з працівником другий контракт. Одне з найскладніших питань – оцінити, чи не суперечить підписання двох різних контрактів одночасно один одному. Найпоширенішими договорами є трудовий договір та договір доручення. Теоретично можна укласти трудовий договір і договір доручення з одним роботодавцем, але така домовленість має бути законною і обґрунтованою реальними потребами роботодавця і працівника. У цьому може допомогти бухгалтерська контора в Кракові, яка надає спеціалізовану допомогу в галузі трудового права.

У чому відмінності?

Трудовий договір – це вид договору, за яким роботодавець зобов’язується працевлаштувати працівника на постійній основі або на певний строк, а працівник зобов’язується виконувати роботу для роботодавця і під його керівництвом. Ця угода тягне за собою низку зобов’язань і прав для обох сторін. З іншого боку, договір доручення – це вид цивільно-правового договору, в якому замовник (роботодавець) доручає виконання певної послуги підряднику (працівнику), при цьому замовник не має впливу на спосіб виконання і не несе відповідальності за виконання доручення. Однак слід мати на увазі, що цивільно-правові договори вважаються менш сприятливими для працівника, оскільки на працівника за таким договором не поширюються ті ж права та привілеї, що й на працівника за трудовим договором. Завжди бажано звернутися за порадою і відвідати бухгалтерію або зв’язатися з експертами в Інтернеті.

Для того, щоб мати можливість підписати трудовий договір і договір доручення з одним і тим же роботодавцем, необхідно виконати кілька умов:

Робота повинна бути дійсно різною за характером і метою. Трудовий договір повинен бути на постійну або довгострокову роботу, а договір доручення – на виконання конкретної, разової послуги або завдання.
Роботодавець повинен мати реальну потребу в працевлаштуванні працівника за обома контрактами. Це не повинно бути спробою обійти трудове законодавство або уникнути, наприклад, обов’язку сплачувати внески, пов’язані з трудовим договором.
Роботодавець повинен дотримуватися правил щодо цивільно-правових договорів. Договір комісії повинен відповідати вимогам Цивільного кодексу та Закону “Про господарську діяльність”, тобто бути укладеним у письмовій формі, визначати сторони, предмет комісії, винагороду, строк виконання.
Роботодавець повинен дотримуватися положень про мінімальну заробітну плату, соціальне та медичне страхування, відпустки тощо для працівника, який працює за контрактом.
Роботодавець повинен дотримуватися законодавства про охорону здоров’я та безпеку, а також протидію булінгу та дискримінації.

Укладення трудового договору та договору доручення з одним і тим же роботодавцем може принести кілька переваг для обох сторін:

Гнучкість: трудовий договір дає роботодавцю можливість найняти працівника на постійній або довгостроковій основі, в той час як договір доручення дозволяє роботодавцю найняти працівника для виконання конкретного, разового проекту або завдання.
Відсутність відповідальності: Договір доручення дозволяє роботодавцю уникнути відповідальності за будь-яку шкоду, заподіяну працівником під час виконання доручення.
Можливість використання спеціальних знань: Договір доручення дозволяє роботодавцю найняти фахівця в певній галузі лише на час, необхідний для виконання конкретного проекту або завдання.
Роботодавець може краще узгодити свої потреби з кваліфікацією та компетенціями працівника.

Чи можна укласти трудовий договір і договір доручення одночасно?

Таким чином, укладення трудового договору та договору доручення одночасно з одним і тим же роботодавцем є юридично можливим, якщо вони стосуються різних видів діяльності. Якщо роботодавець бажає працевлаштувати працівника за обома цими договорами, він повинен довести, що робота, яку виконуватиме працівник, насправді відрізняється за характером і призначенням від тієї, що зазначена в трудовому договорі. Важливо зазначити, що якщо роботодавець не дотримується вимог законодавства, договір доручення може вважатися трудовим договором з відповідними правовими наслідками для роботодавця. Тому перед укладенням такого договору бажано проконсультуватися з юристом або фахівцем у галузі права. працевлаштування, хорошим вибором буде бухгалтерська фірма, яка надає комплексні послуги своїм клієнтам.

Крім того, договір доручення, укладений з роботодавцем, з яким працівник вже має трудові відносини, буде обкладатися всіма внесками на соціальне та медичне страхування. Відповідно до ст. 18 параграф. 1a Закону про систему соціального страхування, дохід, отриманий за таким договором, включається до бази для нарахування внесків на соціальне страхування. Таким чином, заробітна плата за трудовим договором та договором доручення з одним роботодавцем є єдиною базою для нарахування внесків на соціальне страхування.

Договір доручення – правила та погодинна ставка

admin — Sun, 05 Feb 2023 10:50:25 +0000

Договір доручення – правила та погодинна ставка

Договір доручення залишається одним з найпоширеніших цивільно-правових договорів в країні. Підприємці , які вирішили найняти працівників за цією формою договору, не зобов’язані дотримуватися положень про щорічну відпустку, відпускні або оплату лікарняних. Договір доручення – це цивільно-правовий договір, який регулюється Цивільним кодексом, а не Кодексом законів про працю. На практиці це означає, що працівник має права, які безпосередньо випливають зі змісту договору.

Договір доручення не поширюється на період попередження, і потенційний працівник може розірвати договір за одну ніч, без попередження. Незважаючи на це, роботодавець завжди зобов’язаний забезпечити належний захист своїх працівників і гарантувати безпечні та гігієнічні умови праці. З 2023 року погодинна ставка для договору доручення становить 22,80 злотих у перші шість місяців, а після цього застосовуватиметься ставка 23,50 злотих за годину роботи. Підприємець зобов’язаний вести облік часу відпрацьованого працівниками таким чином, щоб контролюючі органи могли безперешкодно перевіряти дотримання вимог щодо мінімальної погодинної оплати праці.

Трудовий договір – види, елементи та строк розірвання

Основною формою зайнятості для працівників є трудовий договір. Ця юридична дія, яка наразі є найбільш сприятливою формою працевлаштування, складається з консенсуальних декларацій про наміри як потенційних працівників, так і роботодавців. Трудовий договір завжди укладається в письмовій формі і зобов’язує працівника виконувати конкретні обов’язки для компанії-роботодавця під наглядом керівника.
Роботодавець зобов’язаний постійно виплачувати працівникові заробітну плату та гарантувати умови праці, що відповідають правилам охорони здоров’я та безпеки. Ця форма контракту захищає інтереси обох сторін, роботодавця та працівника, і може бути підписана на випробувальний термін, на визначений або невизначений термін, на заміну або на певний період часу.
виконання конкретного завдання. Рахункова палата в Кракові зазначає, що будь-яка форма трудового договору повинна мати ряд елементів:

дата підписання
дані обох сторін
інформацію про характер і місце виконання обов’язків
робочий час

Для того, щоб розірвати трудовий договір, підписаний на невизначений термін, тобто припинити існуючі трудові відносини, необхідно відпрацювати два тижні у разі працевлаштування менше шести місяців, один місяць, якщо працевлаштування тривало не менше шести місяців, і три місяці, якщо працівник пропрацював у компанії не менше трьох років. Якщо ви вирішите розірвати контракт з випробувальним терміном, термін повідомлення становитиме три робочі дні для контракту, підписаного на строк менше двох тижнів. З іншого боку, якщо ви підписуєте контракт з випробувальним терміном, який триває більше двох тижнів, то попередження за один тиждень.

Трудовий договір чи договір доручення? Переваги та недоліки

Шукаючи нову роботу, варто заздалегідь з’ясувати, який тип цивільно-правових договорів пропонує та чи інша компанія. Форма зайнятості визначає не лише розмір заробітної плати, але й наявність різноманітних пільг. Трудовий договір, безумовно, є найбільш сприятливим варіантом, який передбачає, серед іншого, наступне. захист від звільнення вагітних жінок, передпенсійний захист, право на відпустку та право на регулярну відпустку
зарплати. Крім того, протягом дії трудового договору частину внесків сплачує роботодавець – це часткові пенсійні внески, внески від нещасних випадків, внески до Фонду праці та Фонду гарантованих виплат працівникам.

До недоліків трудового договору, безумовно, можна віднести обов’язок надавати роботу особисто, що означає неможливість делегувати обов’язки комусь іншому, працювати під наглядом роботодавця і виконувати обов’язки в строго визначеному компанією і зазначеному в підписаному договорі місці. Якщо ми говоримо про фріланс-контракт, то, як показує бухгалтерія, великими перевагами є менші внески на соціальне страхування, відсутність строго визначеного робочого часу і часто можливість працювати в будь-якому місці за власним вибором працівника.

Однак варто пам’ятати, що типове призначення, окрім відсутності права на оплату понаднормових або права на традиційне розірвання поточного контракту та вихідну допомогу, не зараховується до стажу роботи. Перевага тієї чи іншої форми зайнятості над іншою є індивідуальним питанням, оскільки те, що є перевагою для одного працівника, може бути недоліком для іншого.